List of active policies

Full policy

Go to DigiCulture privacy policy

Politici de confidențialitate a datelor pentru CEL și CVUPT

- conform cu EU GDPR (General Data Protection Regulation) , nr 2016/679, proiect de lege Pl-X nr. 167/2018 -  (nr. UPT. 6224 / 23.05.2018)

Următoarele politici fac referire la următoarele entități

• Centrul de ID/IFR și eLearning - departament din cadrul Universității Politehnica Timișoara, responsabil de inițierea, promovarea și gestionarea învățământului la distanță în universitate, organizarea și  desfășurarea de programe de studiu în regim de învăţământ la distanță la nivel licență și Master, crearea și gestionarea Campusului Virtual al UPT, formarea personalului din universitate pentru utilizarea software-ului educațional și pentru producerea materialelor de predare prin utilizarea tehnologiilor educaționale avansate, suport și organizarea cursurilor de formare profesională, de pregătire pentru toată durata vieții, cercetare și dezvoltare în domeniul e-learning, studenți digitali, tehnologii avansate web pentru educație, e-learning și mobile learning, campusuri virtuale, dezvoltarea de sisteme suport pentru studiu, proiecte naționale și internaționale - în continuare ne vom referi la el ca CeL
  

• Universitatea Politehnica Timișoara - în continuare ne vom referi la ea ca UPT

Analiza situației actuale

1. Situația administrativă a studenților ID și IFR

Aceasta presupune comunicarea cu studenții, profesorii și tutorii pentru probleme adminstrative (orar, programări examene, informații referitoare la regulamente, situații academice), probleme financiare (plata taxelor academice, raportarea activității ID și IFR de către tutori).

Pentru acestea CeL utilizează datele de contact oficiale ale angajaților și studenților și folosește adresele de email pentru comunicare prin CVUPT.  Accesul la aceste informații este rezervat numai angajaților CeL.

2. Organizarea de seminarii, workshop-uri și conferințe, gestiunea de activități de proiecte

Acestea presupun comunicarea cu persoane externe de UPT și colectarea datelor personale de tipul nume, prenume, instituție, email, etc. Acestea sunt folosite exclusiv pentru acțiunile de informare, sau în scopurile educaționale și academice ale CeL și nu sunt prelucrate sau distribuite în alte scopuri sau către terțe instituții.

3. Campusul Virtual al UPT

CVUPT este mediul educațional online de suport academic pentru toate facultățile și departamentele UPT și pentru învățământul la distanță și cu frecvență redusă.

CVUPT păstrează următoarele date personale  (conform Art 4, punctul 1 din Regulamentul UE 2016/679) despre fiecare utilizator autentificat în cadrul platformei:

• Numele și prenumele (conform datelor din fișa de înscriere la concursul de admitere; modificabile de către fiecare utilizator în parte, sau de către administratorii IT ai CeL, la solicitarea directă sau indirectă a utilizatorilor)

• Adresa de email (folosită în mod automat de către platformă pentru trimiterea de mesaje, fără afișarea acestei adrese celorlalți utilizatori care nu sunt administratori IT ai platformei CVUPT)

• Orașul (opțional)

• Orice alte date disponibile în cadrul profilului de utilizator și completate în mod explicit de către fiecare utilizator în parte (opțional)

Datele sunt stocate într-un sistem de gestiune a bazelor de date relațional, accesul la baza de date realizându-se în mod exclusiv și automat de către aplicația CVUPT, respectiv prin accesarea directă a serverului bazelor de date, de către administratorii IT ai CeL, folosind conexiuni securizate.

CVUPT prelucrează informații specifice activităților academice (an, specializare, cursuri, note, etc.). Respectăm confidențialitatea acestor date, ele sunt prelucrate strict în scop academic sau de cercetare și nu sunt distribuite către terțe entități.

Nu procesăm și nu prelucrăm date personale sensibile. Datele personale sensibile se referă la originile rasiale sau etnice ale unei persoane; opinii politice; credințe religioase sau filozofice; sănătatea fizică și mentală; viața sexuală; condamnări penale, presupusa comitere a unei ilegalități și apartenența la un sindicat.

Suplimentar, acțiunile utilizatorilor din cadrul platformei sunt înregistrate în scopul îmbunătățirii interfeței/funcționalităților platformei, în scopul evaluării activității de învățare, sau în alte scopuri benefice procesului educațional. Acestea sunt procesate ca și date statistice.

Identificarea utilizatorilor în scopuri statistice se face în mod uzual pe baza unui identificator numeric unic alocat în baza de date a CVUPT.

Informațiile de utilizare, datele conținute și prelucrate nu au fost și nu vor fi niciodată transferate către terți în scopuri publicitare, sau în orice alte scopuri.

Prin aceste acțiuni  respectăm Regulamentul EU nr 2016/679.

4. UniCampus

UniCampus este un mediul educațional online deschis, de suport academic pentru o serie de proiecte și activități didactice și de cercetare organizate de CeL sau în care CeL este partener.

UniCampus păstrează următoarele date personale (conform Art 4, punctul 1 din Regulamentul UE 2016/679) despre fiecare utilizator autentificat în cadrul platformei:

• Numele și prenumele (modificabile de către fiecare utilizator în parte)

• Adresa de email (folosită în mod automat de către platformă pentru trimiterea de mesaje, fără afișarea acestei adrese celorlalți utilizatori care nu sunt administratori IT ai platformei UniCampus)

• Orașul (opțional)

• Orice alte date disponibile în cadrul profilului de utilizator și completate în mod explicit de către fiecare utilizator în parte (opțional)

• Vârsta, pentru verificarea faptului că persoana are dreptul legal de a acorda consimțământul de prelucrare a datelor personale (18 ani)

Datele sunt stocate într-un sistem de gestiune a bazelor de date relațional, accesul la baza de date realizându-se în mod exclusiv de către aplicația UniCampus, respectiv prin accesarea directă a serverului bazelor de date, de către administratorii IT ai CeL, folosind conexiuni securizate.

UniCampus prelucrează informații specifice activităților academice (cursuri, etc.). Respectăm confidențialitatea acestor date, ele sunt prelucrate strict în scop academic sau de cercetare și nu sunt distribuite către terțe entități.

Nu procesăm și nu prelucrăm date personale sensibile. Datele personale sensibile se referă la originile rasiale sau etnice ale unei persoane; opinii politice; credințe religioase sau filozofice; sănătatea fizică și mentală; viața sexuală; condamnări penale, presupusa comitere a unei ilegalități și apartenența la un sindicat.

Suplimentar, acțiunile utilizatorilor din cadrul platformei sunt înregistrate în scopul îmbunătățirii interfeței/funcționalităților platformei, în scopul evaluării activității de învățare, sau în alte scopuri benefice procesului educațional. Acestea sunt procesate ca și date statistice.

Identificarea utilizatorilor în scopuri statistice se face în mod uzual pe baza unui identificator numeric unic alocat în baza de date a UniCampus.

Informațiile de utilizare, datele conținute și prelucrate nu au fost și nu vor fi niciodată transferate către terți în scopuri publicitare, sau în orice alte scopuri.

Prin aceste acțiuni  respectăm Regulamentul EU nr 2016/679.

5. Aplicații mobile

Această politică vizează aplicația mobilă a Campusului Virtual al Universității Politehnica Timișoara, cât și alte aplicații mobile cu caracter academic dezvoltate în cadrul CeL.

Păstrăm confidențialitatea informațiilor tale și luăm toate măsurile rezonabile pentru a îți proteja datele personale. Nu distribuim informațiile tale personale (inclusiv adresa de email) către nicio terță parte. Am putea fi obligați prin lege să distribuim anumite informații personale salvate, către organismele legale acreditate.

Secțiunile vizitate ale aplicației și informațiile corespunzătoare sunt salvate pentru toți utilizatorii aplicației cu scopul de a obține date analitice de utilizare a aplicației. De asemenea ele sunt salvate în cadrul operațiunilor normale în jurnalele noastre de pe server.

Ce informații colectăm?

Colectăm informații necesare pentru înscrierea în diferite cursuri aferente programelor de studii urmate sau, în cazul personalului didactic, cursuri în care aceștia sunt implicați. Acest proces este unul deschis și transparent. Protecția datelor a fost încă de la început și este în continuare o preocupare majoră a CeL și UPT în ceea ce privește funcționarea CVUPT.

În ce scop folosim informația?
Orice informație colectăm de la dumneavoastră poate fi folosită într-unul din următoarele moduri:

• Pentru a personaliza experiența (informațiile dumneavoastră ne ajută să răspundem mai bine nevoilor dumneavoastră).

• Pentru a îmbunătăți relațiile și activitățile oferite (informațiile dumneavoastră ne ajută să răspundem mai eficient cererilor dumneavoastră și nevoilor de ajutor).

• Să vă trimitem periodic mesaje de interes general legate de programele de studii și activitățile academice din Universitatea Politehnica Timișoara.

• În scopuri de cercetare, statistici și îmbunătățire a funcționalității platformelor educaționale - aceste informații sunt prelucrate exclusiv în mod anonim (conform Art. 6 din proiectul de lege  Pl-X nr. 167/2018).

Cum protejăm informațiile dumneavoastră?
Implementăm o serie de măsuri de securitate care să păstreze siguranța informațiilor cu caracter personal atunci când le introduceți sau le accesați. Centrul de ID/IFR și eLearning folosește un server securizat, la care au acces numai personal specializat.

Folosim cookies?
Folosim cookies în scopul îmbunătățirii securității și experienței de utilizare a platformei.
Transmitem orice informații personale către terți externi?
Nu vindem, distribuim sau transferăm în orice fel informațiile dumneavoastră cu caracter personal către terți externi. Informațiile dumneavoastră pot fi transmise către entități, parte din Universitatea Politehnica Timișoara.
Putem, de asemenea, transmite informațiile dumneavoastră atunci când este cazul să respectăm legea, să aplicăm politicile Campusului virtual sau să apărăm drepturile noastre sau ale altora.

Informațiile dumneavoastră sunt folosite exclusiv pentru acțiunile de informare, educationale și academice ale CVUPT, UniCampus, CeL, UPT și a aplicațiilor mobile dezvoltate de CeL și nu sunt prelucrate sau distribuite în alte scopuri sau către terțe părți.

Informațiile dumneavoastră din CVUPT și cele furnizate de dumneavoastră sunt păstrate în mod securizat și arhivat pe o durată de 5 ani după finalizarea studiilor, a încheierii activității cu CeL și/sau UPT, conform normelor de calitate impuse și a legislației în vigoare.

Cereri personale de acces

Informațiile cu caracter personal deținută despre orice persoană va fi oferită în termen de maxim 30 de zile de la data înregistrării cererii. Informațiile vor fi oferite în format xml sau csv. 

Acordul dumneavoastră

Prin folosirea Campusului Virtual, a UniCampus, a aplicatiilor mobile, sau a comunicarii cu CeL, vă dați acordul asupra politicilor noastre de confidențialitate.

Schimbări în politicile de confidențialitate

Orice schimbare la politicile noastre de confidențialitate, va fi scrisă pe această pagină. 

Contact 

Dacă aveți orice întrebări referitoare la politicile de confidențialitate puteți contacta Centrul de ID/IFR și eLearning, dar si persoana din cadrul UPT responsabil de respectarea GDPR, folosind adresa de email contact@cv.upt.ro

Aceste politici de confidențialitate sunt valabile la data de 24 mai 2018 și sunt constant revizuite și îmbunătățite.

 

Data privacy policies for UniCampus - DigiCulture

- according with EU GDPR (General Data Protection Regulation) , nr 2016/679, and law nr. 190/2018 - (nr. UPT. 6224 / 23.05.2018)

The following policies refer to the following entities

• eLearning Center - department within the Politehnica University of Timișoara, responsible for initiating, promoting and managing distance learning at the university, organizing and conducting distance learning programs at the Bachelor and Master level, creating and managing the UPT Virtual Campus, training of university staff for the use of educational software and for the production of teaching materials through the use of advanced educational technologies, support and organization of vocational training, lifelong learning, research and development in the field of e-learning , digital students, advanced web technologies for education, e-learning and mobile learning, virtual campuses, development of study support systems, national and international projects - hereinafter we will refer to it as CeL

• Politehnica University of Timisoara - hereinafter we will refer to it as UPT

Analysis of the current situation

1. UniCampus

UniCampus is an open online educational environment, with academic support for a series of didactic and research projects and activities organized by CeL or in which CeL is a partner.

UniCampus is the educational platform of the Digital Culture, Improving the Digital Competences and Social Inclusion of Adults in Creative Industries project (https://digiculture.eu/en/).

UniCampus keeps the following personal data (according to Art 4, point 1 of EU Regulation 2016/679) about each user authenticated within the platform:

• Last name and first name (modifiable by each user)

• Email address (used automatically by the platform for sending messages, without displaying this address to other users who are not IT administrators of the UniCampus platform)

• City (optional)

• Any other data available within the user profile and explicitly filled in by each user (optional)

• Age, to verify that the person has the legal right to consent to the processing of personal data (18 years)

The data are stored in a relational database management system, the access to the database being made exclusively by the UniCampus application, respectively by the direct access of the database server, by the IT administrators of CeL, using secured connections.

UniCampus processes information specific to academic activities (courses, etc.). We respect the confidentiality of this data, it is processed strictly for academic or research purposes and is not distributed to third parties.

We do not process or process sensitive personal data. Sensitive personal data refers to a person's racial or ethnic background; political views; religious or philosophical beliefs; physical and mental health; sexual life; criminal convictions, alleged illegality and membership to a trade union.

Additionally, the actions of the users within the platform are registered in order to improve the interface / functionalities of the platform, in order to evaluate the learning activity, or for other purposes beneficial to the educational process. These are processed as statistical data.

The identification of users for statistical purposes is usually done on the basis of a unique numerical identifier assigned in the UniCampus database.

The usage information, data contained and processed have not been and will never be transferred to third parties for advertising purposes, or for any other purpose.

Through these actions we comply with EU Regulation No. 2016/679.

2. Mobile App

This policy targets the mobile application of UniCampus.

We maintain the confidentiality of your information and take all reasonable steps to protect your personal data. We do not share your personal information (including email address) with any third party. We may be required by law to distribute certain saved personal information to accredited legal bodies.

The visited sections of the application and the corresponding information are saved for all users of the application in order to obtain analytical data of use of the application. They are also saved in normal operations in our server logs.

What data do we collect?

We collect information necessary for enrollment in various courses related to the study programs followed or, in the case of teachers, courses in which they are involved. This process is open and transparent. Data protection has been a concern from the beginning and is still a major concern of CeL and UPT regarding the functioning of UniCampus.

What do we use the information for?

Any information we collect from you may be used in one of the following ways:

• To personalize the experience (your information helps us better meet your needs).

• To improve the relationships and activities offered (your information helps us respond more effectively to your requests and help needs).

• To send you periodically messages of general interest related to the study programs and academic activities of the Politehnica University of Timișoara and the DigiCulture project.

• For research purposes, statistics and improving the functionality of educational platforms - this information is processed exclusively anonymously (according to Art. 6 of the law 190/2018).

How do we protect your information?

We implement a number of security measures to keep your personal information secure when you enter or access it. The eLearning Center uses a secure server, to which only specialized personnel have access.

Do we use cookies?

We use cookies in order to improve the security and experience of using the platform.

Do we transmit any personal information to external third parties?

We do not sell, distribute or transfer your personal information in any way to external third parties. Your information can be transmitted to entities, part of the Politehnica University of Timisoara.

We may also disclose your information when required to comply with the law, enforce UniCampus policies, or defend our or others' rights.

Your information is used exclusively for the information, educational and academic actions of UniCampus, CeL, UPT and mobile applications developed by CeL and is not processed or distributed for other purposes or to third parties.

Your information from UniCampus and those provided by you are kept securely and archived for a period of 5 years after completion of studies, completion of work with CeL and / or UPT, according to the quality standards imposed and the legislation in force.

Personal access requests

The personal information held about any person will be provided within a maximum of 30 days from the date of registration of the application. The information will be provided in xml or csv format. 

What are your rights?

• The right to access – You have the right to request copies of your personal data.
• The right to rectification – You have the right to request that we correct any information you believe is inaccurate.
• The right to erasure – You have the right to request that we erase your personal data if the personal data is no longer necessary for the purpose we originally collected or processed it; we are relying on your consent as the lawful basis for processing the data and you withdraw your consent; we are processing personal data for direct marketing purposes and you object to this processing; we processed your personal data unlawfully; in order to comply with a legal ruling or obligation.
• The right to restrict processing – You have the right to request we restrict the processing of your personal data you contest the accuracy of your personal data and you are verifying the accuracy of the data; the data has been unlawfully processed and you oppose erasure and request restriction instead; we no longer need the personal data but you need us to keep it in order to establish, exercise or defend a legal claim; you object to us processing your data, and are considering whether our legitimate grounds override those of your own.
• The right to object to processing – You have the right to object to our processing of your personal data if it is for direct marketing purposes; if the processing is for a task carried out in the public interest; if the processing is for the exercise of official authority vested in us; if the processing is for our legitimate interests (or those of a third party).
• The right to data portability – You have the right to request that we transfer the data that we have collected to another organization, or directly to you under certain conditions.
• The right to lodge a complaint with a supervisory authority, namely the Romanian Data Protection Agency.

Your agreement

By using the UniCampus platform, mobile application, or communicating with CeL, you agree to our privacy policies.

All content on the DigiCulture courses, unless specified otherwise, is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial-ShareAlike 4.0 International License

Changes in privacy policies

Any changes to our privacy policies will be written on this page.

Contact 

If you have any questions regarding the privacy policies you can contact the eLearning Center, but also the person from UPT responsible for compliance with GDPR, using the email address contact@elearning.upt.ro

The creation of these resources has been (partially) funded by the ERASMUS+ grant program of the European Union under grant no. 2018-1-RO01-KA204-049368. Neither the European Commission nor the project’s national funding agency ANPCDEFP are responsible for the content or liable for any losses or damage resulting of the use of these resources.

All content on these courses unless specified otherwise is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial-ShareAlike 4.0 International License

These privacy policies are valid as of March 1, 2021 and are constantly being reviewed and improved.